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CAPTACIÓN de alumnos en CENTROS ESCOLARES. Paso a paso

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Una de las acciones principales de los departamentos de marketing y comercial de la empresas se basa en lafidelización de los clientes actuales para que sigan siéndolo y en la captación de nuevos clientes que asegure la continuidad y el crecimiento de la organización.

En otro momento hablaremos de las acciones de fidelización de clientes, en este apartado, vamos a centrarnos en la captación de los nuevos.

Los centros escolares tienen, igual que todas las empresas, la necesidad de captar nuevos clientes y en su caso acrecentado además con que todos los años acaban sus estudios un nivel completo y deben ser reemplazados por un nuevo nivel que comienza los suyos. A esta sustitución natural de alumnos hay que sumar los que abandonan los estudios o se cambian de centro en los distintos cursos.

Entendiendo la composición de la titularidad, junto con el sostenimientode los centros en nuestro sistema educativo (públicos, concertados, privados e internacionales) y que no supone el mismo esfuerzo y complicación captar alumnos en cada uno de ellos, vamos a ver cómo se pone en marcha un plan de captación.

Comenzaremos por definir los objetivos que queremos conseguir y que serán:

· Cuantitativos (medibles por números, por ejemplo número de nuevos alumnos), y
· Cualitativos (abstractos y difíciles de medir, por ejemplo captar alumnos comprometidos con la sociedad)

Y tendremos en cuenta unas particularidades que se deben cumplir en la definición de los objetivos. Deben ser:

· Claros. Han de estar perfectamente definidos y descritos.
· Flexibles. Han de poder ser modificados cuando las circunstancias lo requieran.
· Medibles. Para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
· Realistas. Deben ser factibles de alcanzarse y acordes con nuestras capacidades y medios disponibles.
· Coherentes con la misión del centro y por supuesto, entre ellos.
· Motivadores. Que sean un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

Ejemplo Objetivos:

Para el curso académico 2009/2010 el Colegio X se plantea como objetivos de captación:
1.- 50 alumnos nuevos para primer curso. (Ct 1)
2.- 20 alumnos para el resto de cursos (5 primaria, 5 ESO y 10 Bachiller) (Ct2)
… etc.

Una vez marcados y consensuados con el equipo directivo, estamos en condiciones de poner en marcha las estrategias para alcanzarlos. Entendemos por estrategias el conjunto de acciones que vamos a desarrollar para alcanzar los objetivos y se formularán sobre la base de la matriz DAFO: análisis interno de la empresa de los puntos fuertes (F) y débiles (D) y del análisis externo: las oportunidades (O) y amenazas del mercado (A).

El proceso a seguir para decidir las posibles estrategias se basa en:

· La definición del público objetivo al que nos dirigimos.
· Objetivos específicos de marketing (producto, comunicación, comercialización…).
· Presupuesto disponible.
· La designación de las responsabilidades.

Tanto la definición de los objetivos como el establecimiento de las estrategias que se van a llevar a cabo, deben ser realizadas por la dirección de marketing y consensuadas con la dirección del centro para que se cree un compromiso hacia su consecución. Una vez aprobados, se comunicarán al resto de la organizaciónpara su conocimiento y compromiso.

Ejemplo: Definición de Estrategias

(Ct1) 50 alumnos nuevos para primer curso.
Presupuesto: 10.000 Euros
1.- Elaborar un nuevo material informativo del centro (folleto y Cartel). (E1 – Ct1, Ct2)
Presupuesto: 2.000 Euros – Responsable: Luis M.

2.- Realizar 2 jornadas de “Puertas abiertas” (enero y marzo). (E2 – Ct1, Ct2)
Presupuesto: 2.000 Euros – Responsable: Ana L.

3.- Realizar acción comercial en las 40 guarderías cercanas. (E3 – Ct1)
Presupuesto: 1.500 Euros – Responsable: Dir. Marketing

4.- Realizar 3 campañas de “pegada” de cartelería informativa por la zona de influencia cercana del centro. (E4 – Ct1)
Presupuesto: 600 Euros – Responsable: Juan B.

5.- Aplicar acciones de marketing en internet, modernizar la web y tener presencia en redes sociales. (E5 –Ct1, Ct2)
Presupuesto: 1.000 Euros – Responsable: Dir. Marketing
… etc.

Y de la misma manera que hemos realizado la definición de las estrategias para alcanzar el primer objetivo, lo haremos cada uno de los objetivos marcados.

Una vez han sido marcadas, asignadas, presupuestadas y consensuadas y aprobadas por la dirección, pondremos en marcha las acciones tácticas. Las tácticas son las acciones concretas, los recursos humanos y financieros que vamos a poner en marcha para desarrollar la estrategia.

Cada acción que vayamos a realizar, la tendremos que plasmar en un calendario que nos marque el momento de comienzo, el final y el resto de acciones que dependen de u finalización para poder comenzar.

El plan táctico responderá a las preguntas: ¿Qué hay que hacer?, ¿Cuándo?, ¿Quién lo hará?, ¿Con que medios?, ¿Cuánto costara? y, ¿Cuáles son los resultados previstos?

Ejemplo: Plan táctico

(Ct1) 50 alumnos nuevos para primer curso.
(E1) Elaborar un nuevo material informativo del centro (folleto y Cartel).
Presupuesto: 2.000 Euros
8 enero.- Convocar la reunión del grupo de trabajo de marketing para definir el contenido del nuevo folleto y del cartel. (Resp.: Dir. Marketing)
12 enero.- Reunión del grupo y elaboración del documento de trabajo.
13 enero.- Convocar a la agencia de publicidad a una reunión (Resp.: Dir. Marketing)
16 enero.- Reunión con la agencia y entrega del briefing del folleto y cartel
26 enero.- Fecha tope de entrega de pruebas diseñadas por la agencia. (Resp.: Dir. Marketing)
27 enero.- Aprobación de originales. (Resp.: Dir. Marketing y Dir. General)
28 enero.- Entrega de originales a la imprenta solicitud de presupuesto. (Resp.: Dir. Marketing)
2 febrero.- Aprobación del presupuesto de imprenta (Resp.: Dir. Marketing, Dir. General y Administrador)
9 febrero.- Recepción de materiales en el centro y entrega a Juan B. los carteles para comenzar las “pegadas” (E4) y entregar los folletos en la cantidad pactada a Ana L. Jornadas de Puertas Abiertas (E2) y al Dir.Marketing para la acción comercial (E3)…
… etc

Y para finalizar, pondremos en marcha un sistema de control para ir comprobando, cada poco tiempo, el grado de cumplimiento de los objetivos y poder reacciona inmediatamente en cuanto se produzcan desviaciones. Utilizando el gráfico de control de P. Kotler se puede ver en su conjunto: