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La retroalimentación genera aprendizaje, establece nuevos retos y mejora las relaciones y resultados. Por ello, es vital construir una cultura de retroalimentación de apoyo, útil y continua.

Uno de los aspectos previos en los cuales debemos trabajar, como líderes, es en la responsabilidad intencional y formal dentro de todos los colaboradores, equipos y personas. Es momento de hablar de “Accountability”.

¿Qué es el Accountability?

El accountability implica pasar de rentar algo (sin mucha responsabilidad), a ser dueños responsables de nuestras acciones y del desarrollo de soluciones. Hablamos de asumir responsabilidad sobre algo, su creación, gestión y resultados.

Existen tres habilidades centrales para desarrollar responsabilidad en las personas:

  1. Definir y establecer expectativas claras.
  2. Conectar causas, efectos y acciones preguntándonos siempre: “¿para qué?” Esto, con el objetivo de dar propósito a lo que hacemos.
  3. Revisar de forma constante los avances en el proceso y aplicar ajustes que representen mejoras en la dinámica de responsabilidad y comunicación.

Perspectivas de la Retroalimentación (Feedback)

Para que la retroalimentación sea efectiva, requiere contar con tres perspectivas que se desarrollan en un ambiente, contexto y momentos idóneos para ello.

Es así que se debe contar con:

  1. Preparación previa de parte de los involucrados, recordando que el feedback es para la persona y no sobre la persona.
  2. Evidencia sobre lo que vamos a exponer, con franqueza radical basada en respeto y datos.
  3. Compasión emocional y empática, con guía accionable y de apoyo. Somos aliados, no oponentes.

La creación de seguridad psicológica durante el proceso y el resultado del feedback son aspectos centrales. Aspectos que deben ser presentados como apoyo, ayuda, consejo y guía.

Para generar conexión, el proceso debe ser de dos vías. De esta manera, puede existir comunicación y aprendizaje muto, mientras se escuchan y plantean perspectivas, propuestas o alternativas.

El proceso requiere un camino y pasos a seguir claros. No podemos dejar agujeros abiertos. Es esencial mostrar siempre apertura real para reformular problemas, separando emociones e impulsando alternativas para alcanzar una solución.

A medida que las organizaciones reinventan su enfoque de gestión del desempeño, cada vez más buscan mantener comprometida a su fuerza de trabajo intergeneracional. Y lo hacen apoyándose en el liderazgo ágil y el coaching, siendo el feedback un proceso esencial para impulsar la mejora continua, confianza y conexión en equipos empresariales.

No debemos centrarnos solo en el “Qué decir”, sino también en el “Cómo hacerlo”. Para ello, es esencial trabajar en la preparación empática de la retroalimentación con una perspectiva de escucha activa.

Neurociencia y el Cociente TERA

La neurociencia ofrece guías que ayudan a establecer formas de expresar mejor lo que tenemos que decir. 

El cerebro siempre se encuentra comprobando y cuestionando la seguridad de una situación o contexto. Para hacer esto, contamos con cuatro factores de análisis (TERA) que incrementan la sensación de seguridad e impulsan el compromiso.

El cociente TERA abarca una series de preguntas que realiza nuestro cerebro sobre: Tribu, Expectativa, Rango y Autonomía.

Preguntas del Cociente TERA:
Tribu: ¿Estás conmigo o contra mí?, ¿Me siento seguro contigo?
Expectativa: “¿Sé lo que está por suceder?”, “¿Me siento seguro sobre eso?”
Rango: ¿Eres más importante o menos importante que yo?, ¿Me siento seguro con mi estatus?
Autonomía: ¿Tengo algo que decir o no?, ¿Siento que tengo algún control sobre mi destino?
Fuente: Menntino 2022

Si aumentamos nuestro cociente TERA en la retroalimentación, comprenderemos y actuaremos de manera más efectiva con mejores resultados.

Cuatro Consejos para entregar Retroalimentación que se Escuche

Ser específicos

Las palabras «Tengo una retroalimentación para ti» reducen el cociente TERA y demanda una respuesta de huida o lucha. El dar detalles sobre lo que vamos a comunicar de forma anticipada, aumenta la expectativa y mantiene la calma. Por ejemplo: “Tengo algunos comentarios sobre tu informe. En su mayoría son buenos, pero hablar sobre la estructura será bastante útil. Solo nos tomará cinco minutos”.

Fomentar reglas y opciones

«¿Te gustaría hablar ahora, o más tarde hoy? ¿Quieres que vaya primero?» Estas son opciones fáciles que podemos ofrecer para aumentar la confianza de una persona, sentido de pertenencia y autonomía. No estamos dando la elección de recibir o no retroalimentación. Sin embargo, en este proceso, sí nos encontramos generando opciones, apertura y formalidad.

Hacer que el ambiente trabaje para los involucrados.

Si entregamos retroalimentación desde el escritorio de nuestra oficina, la otra persona no podrá evitar sentir que su rango está muy por debajo. Salgamos de la oficina, caminemos o sentémonos junto a la persona, generemos un contacto humano para tranquilizarla. Eso equilibra el rango y aumentará su sentido de tribu y pertenencia.

Promover el autoconocimiento

Utilizar una perspectiva de autoconocimiento se convierte en un gran complemento en muchas situaciones. Promover experiencias de autorreflexión que ayuden al individuo a ser consciente de lo que necesita mejorar, dando la sensación de que todo fue iniciativa de la misma persona, enriquecerá el proceso de feedback y sus resultados.

Video: El secreto para generar una gran retroalimentación LeeAnn Renninger (Ted Talk Resources)

Cuatro Claves para Solicitar Retroalimentación

Si queremos recibir feedback relevante, es esencial tomar en cuenta los siguientes pasos:

Solicitar retroalimentación sincera

Dejando claro al equipo o superiores que estamos abiertos y necesitamos contar con un feedback transparente, referente a lo positivo y negativo, demostrando nuestro impulso por mejorar.

Validar retroalimentación recibida

Repitiendo y dejando fuera a interpretaciones sobre lo dicho, para ello, hacer preguntas de validación, ayudará a que la contraparte se sienta escuchada y nos ayudará a tener claro lo que nos quisieron comunicar.

Apreciación y reconocimiento

Agradecer por el tiempo, sinceridad y transparencia en el proceso de retroalimentación.

Aceptar (o no) la retroalimentación o argumentos

Será nuestra decisión el aceptar o no la retroalimentación recibida, tomando en cuenta que en algunos casos será necesario desarrollar el contexto de la misma o de sus argumentos para explicar claramente causas, efectos y tendencias de lo ocurrido y comunicado.

Actuar

Aplicar ajustes basados en retroalimentación, definiendo prioridades y necesidades para alcanzar objetivos planteados de mejora, cambio o adaptación. Esto permitirá hacer un seguimiento posterior, medir avances y demostrar evolución y acción positiva en el proceso.

CONCLUSIÓN

La retroalimentación es base para adaptar y mejorar comportamientos y procesos. Es la impulsora de agilidad, ya que ayuda a validar, desde resultados, si lo que estamos haciendo como líderes está creando soluciones o no. Finalmente, nos permite iterar de manera constante, para mejorar tanto el “como decirlo”, así como el “qué decir”.

Referencia:

El método Muchary