Parte 2 Entrevista Negociación Harvard: Marco Jaramillo Racines, MBA

 

Técnicas de Negociación con metodología Harvard

En esta entrevista profundizamos aspectos clave tratados en la primera parte y se complementan con análisis de casos prácticos aplicando aspectos esenciales y diferenciadores de la metodología de negociación Harvard desde la perspectiva de Marco Jaramillo Racines, MBA, especialista en Negociación de Formación Gerencial en América Latina.

 

  1. El éxito de una negociación no solo se da al momento de la misma, sino en la ejecución de las acciones y acuerdos logrados y seguimiento de la relación. ¿Existe un modelo de preparación de negociación que considere acciones antes, durante y después de la misma para asegurar más y mejores resultados?

Como lo conversamos previamente, la mejor herramienta para una negociación es el Modelo de Negociación Harvard. Esto es posible, puesto que es un proceso que permite generar una dinámica organizada.

El modelo Harvard, al tener como último fin el generar una relación Ganar – Ganar entre las partes va a permitir establecer toda una relación de largo plazo. Al ser un proceso cíclico y que busca manejar relaciones de largo plazo debería entre las partes asegurar mejores resultados para que las partes continúen en una estrecha relación.

 

  1. ¿Por qué debería participar un profesional o equipo empresarial prepararse formalmente en técnicas de negociación con la metodología Harvard?

Todo profesional, miembro de una empresa o cualquier persona es muy importante que inicie un proceso de capacitación relacionado a temas de negociación.

En el caso de gerentes o tomadores de decisiones, es una obligación que ellos se capaciten y tomen un curso como el del Modelo de Negociación Harvard. Este programa tiene como principal objetivo el brindar herramientas para mejorar habilidades y capacidades para toma de decisiones, llevar una negociación estructurada y más allá de eso, poder consolidar un resultado que se oriente siempre a la generación de relaciones positivas, positivas y duraderas.

Como objetivo organizacional y de cada uno de los gerentes debería estar el fortalecer a sus equipos en herramientas de negociación, de tal manera que los gerentes se enfoquen a construir procesos que ayuden a prevenir los conflictos organizacionales, reforzar sus esquemas de negociación con proveedores con más herramientas y a poder atender de una mejor forma a sus clientes con miras a prevenir los conflictos.

 

  1. ¿Qué herramientas o procesos se recomienda para evaluar técnicamente alternativas y escenarios que pueden resultar de una negociación?

Es clave que en el proceso de análisis de alternativas y escenarios los negociadores tomen en cuenta todos los puntos de vista de las personas que se encuentran inmersas dentro del proceso de negociación, para esto es clave analizar una a una las alternativas que se pueden llevar a cabo.

Dentro de este análisis es clave que se analicen factores de carácter cualitativo y cuantitativo de tal forma que se evalúe siempre dentro de todas las opciones cual va a ser el impacto dentro de la organización la toma de decisiones.

En las grandes negociaciones de índole geopolítico, siempre se debe valorar cual va a ser el impacto de haber elegido una determinada opción.

Por este motivo creería que las principales herramientas dentro de un proceso de definición de alternativas son: hacer una lluvia de ideas para tener en cuenta todas las opiniones y alternativas; así mismo valorar cuantitativamente las opciones que sean las que van a ser discutidas para que de esta manera se establezca el BATNA para cada una de las alternativas.

Negociación Harvard Workshop Ecuador

  1. ¿Cómo se puede aplicar la teoría de juegos a la negociación?

Un claro ejemplo de teoría de juegos se los puede analizar en la toma de decisiones geopolíticas. Por ejemplo, como afecta en el incremento del precio de barril de petróleo en la declaratoria de guerra entre dos naciones de medio oriente, “la teoría de los Juegos es tener en cuenta el impacto de mis decisiones en los otros cuando las voy a tomar”[1].

“El “juego” es la interacción entre dos o más partes y depende de que la gente actúe racionalmente, consciente de los límites del “juego” y de que la otra parte también conoce las reglas”[2]. Estas interacciones estratégicas forman el punto crucial de la Teoría de los Juegos. A veces la usamos conscientemente y otras intuitivamente.

En cuanto a la aplicación dentro de una negociación, es clave que el equipo negociador, tenga información y maneje la información de todos los actores que se encuentran involucrados dentro del proceso. Esto es muy importante, para que no existan factores sorpresa que afecten a la dinámica de la toma de decisiones en la negociación.

 

  1. En entrenamientos gerenciales de negociación se aplican diferentes simulaciones y talleres. ¿Cuáles son los más efectivos y qué buscan solucionar? 

En un proceso de capacitación, es muy importante que los participantes reciban capacitación práctica. Hoy en día esto es posible gracias a la utilización de simulaciones, para esto es muy importante que los participantes manejen previamente una metodología clara, herramientas y roles claros dentro de los diferentes procesos.

Entre las principales herramientas de simulación podemos tener algunas opciones destacadas, como:

  • Dinámica El Antídoto II[3]
    • Ejercitar la negociación teniendo en cuenta la necesidad del otro.
    • Comprender la importancia de una comunicación efectiva en situaciones de conflicto.
    • Fomentar la escucha activa.
  • Dinámica Círculo o Cruz
    • Descubrir que la mejor negociación es cuando todos consiguen su objetivo (ganar-ganar).
  • Dinámica El Juego del Ultimátum
    • Experimentar los resultados de una negociación con muy poca interacción.
    • Identificar como operan las relaciones sociales en la toma de decisiones.
    • Analizar el comportamiento que tenemos, como influye la razón y las emociones en los acuerdos.

 

  1. Tomando como ejemplo casos extremos de negociaciones muy complejas como es el caso de negociaciones con rehenes o temas de extorsión, ¿qué técnicas se recomiendan para manejarlas?

Estos casos son los más complejos para ser analizados y es clave que los negociadores que se encuentren involucrados, cuenten con toda la experiencia para saber jugar un rol que ayude a culminar una negociación exitosa y permita la liberación de los involucrados o con un resultado favorable para los involucrados.

En su blog “Barking Up The Wrong Tree”, Eric Barker presenta el Behavioral Change Stairway Model (Modelo de Escalera de Cambio de Comportamiento), que fue desarrollado por la unidad de negociación de rehenes del FBI, y que cuenta con 5 pasos para lograr que otros vean tu punto de vista y cambien lo que están haciendo[4].

Esto no funciona únicamente con criminales atrincherados empuñando rifles, sino que es posible aplicarlo a la mayoría de los desacuerdos.

Hay 5 pasos:

  1. Escucha Activa: escucha su lado y demuestra que los estás escuchando.
  2. Empatía: entender de dónde vienen y cómo se sienten.
  3. Rapport: empatía es lo que sientes. Rapport se da cuando ellos sienten lo que tu sientes. Ellos empiezan a confiar en ti.
  4. Influencia: Ahora que confían, debes ganarte el derecho de trabajar en la solución del problema con ellos y de recomendar un curso de acción.
  5. Cambio de Comportamiento: Ellos actúan de manera favorable o no.

Este proceso es muy importante que contemple un orden y sobretodo que no dejemos de lado la Escucha Activa, las personas tenemos un dificultas en desarrollar una escucha activa. Esto puede generar bloqueos en función de experiencias previas y puede hacer que nos quedemos bloqueados al intentar resolver esa situación basado en una experiencia previa.

Así esta negociación se espera que funcione y que termine en un cambio de comportamiento el cual termine con un cierre de la negociación favorable.

 

  1. ¿Por qué unas personas negocian mejor que otras, qué las hace diferentes adicionalmente a la preparación que puedan realizar?

En este caso la respuesta es simple por experiencia. Esta no solo se mide por la cantidad de veces que haya negociado sino por las herramientas que un negociador maneja.

Es indispensable que una persona se capacite y actualice continuamente con respecto a temas de negociación, me atrevería a decir que una negociación es igual a la preparación para una carrera, mientras más lejos quieres llegar más entrenamiento debes realizar. Este entrenamiento viene dado por los procesos de negociación enfrentados y las herramientas que va adquiriendo un negociador.

 

  1. Qué recomendaciones bajo la metodología Harvard puede dar para negociaciones en las siguientes situaciones:

Antes de iniciar el análisis de cada una de las situaciones, lo más importante para plantear una solución que contemple la Metodología Harvard es importante que los tomadores de decisiones dispongan de información para que puedan estructurar el proceso y llegar a una negociación exitosa.

  1. Incremento de salarios.

Alternativas al no acuerdo

Malestar en el personal.

Reducción en ventas o producción.

Despido del personal.

 

Intereses y posiciones

Intereses

  1. Mejorar condición de vida (empleados)
  2. Mantener costos fijos (empleador)

Posiciones

  1. No acuerdo
  2. Acuerdo

 

Opciones

Incrementar Salarios

No incrementar salarios

Mantenerlos igual.

 

Criterios

Incrementar Salarios

No incrementar salarios

Mantenerlos igual.

 

Relación

Puede como no haber una relación tensa dependiendo del clima organizacional.

 

Comunicación

Mediante interlocutores del comité de empleados, gerencia de RR.HH. y gerencia general.

 

Compromisos

Los compromisos se documentan en la política institucional de manejo de salarios.

 

  1. Compra de materias primas a proveedores en China.

Alternativas al no acuerdo

Buscar materias primas sustitutas de calidad.

Cambio de fechas tentativas para la entrega.

Definir otro esquema de entrega en menores volúmenes.

 

Intereses y posiciones

Comprador: Encontrar materias primas de calidad y acorde a sus necesidades.

Vendedor: Poder alcanzar la venta total del producto.

 

Opciones

Planificar compra en otras fechas.

Cambiar el tipo de materias primas.

Cambio en el esquema de entrega/recepción de materias primas.

 

Criterios

Planificar compra en otras fechas.

  • Que no se afecte la producción de ninguna de las partes.

 

Cambiar el tipo de materias primas.

  • Definición de materias primas que sean sustitutos perfectos.

 

Cambio en el esquema de entrega/recepción de materias primas.

  • Replanteamiento de los esquemas de entrega y recepción de materias primas con otros volúmenes.

 

Relación

En este tipo de negociaciones entre orientales y occidentales es clave un buen manejo de la relación de tal manera que los temas culturales no afecten.

En este tipo de relación es clave que se manejen muy bien los aspectos técnicos.

 

Comunicación

Es clave que la negociación se maneje en un inicio mediante reuniones presenciales que permiten establecer un vínculo. Una vez que existe un vínculo establecido la comunicación suele ser manejada por un Bróker, es clave que todo el proceso sea generado por escrito de tal manera que se demuestre formalidad.

 

Compromisos

Se los debe detallar en la carta de crédito para la importación y el contrato suscrito donde se estipula los acuerdos pactados.

 

  1. Negociación con proveedores locales buscando los mejores costos o términos para la empresa.

Alternativas al no acuerdo

Manejo de opciones de varios tipos de materias primas.

Manejo de cartera de proveedores que ofrecen el mismo servicio.

 

Intereses y posiciones

Compra de determinado insumo a nivel local al mejor costo.

Venta de determinado insumo a nivel local al mejor precio.

 

Opciones

Manejo de volúmenes grandes de compra.

Manejo de varias opciones de materia prima.

Manejo de cartera de proveedores.

 

Criterios

Criterios técnicos orientados a satisfacer oferta y demanda.

 

Relación

Relación estrecha en donde las partes entiendan la importancia de su relación.

 

Comunicación

Constante mediante medios electrónicos, teléfono y personal.

 

Compromisos

Se los debe detallar en la carta de crédito para la importación y el contrato suscrito donde se estipula los acuerdos pactados.

 

Conseguir incremento de presupuesto para inversiones en marketing.

Alternativas al no acuerdo

Que se continúe con el mismo presupuesto del año anterior.

Que se reduzca el presupuesto más que el año anterior.

Que se contraten nuevos proveedores.

 

Intereses y posiciones

Área de Marketing: Que se genere nuevas y mejores estrategias para la empresa.

Gerencia General: Que no se incrementen los costos de la empresa.

 

Opciones

Que se manejen nuevas estrategias para no incrementar el presupuesto.

Que no se incremente el presupuesto y se siga haciendo lo mismo que el año anterior.

 

Criterios

El área requirente debe mostrar los beneficios que tiene para la empresa una “nueva inversión” y que esta no va a ser un gasto para la empresa.

El beneficio de un incremento en el presupuesto del área de marketing debe generar un impacto de manera inmediata.

La gerencia general debe tener claro los beneficios para la empresa.

 

Relación

Es una relación en donde se debe el área de marketing está subordinada a la gerencia general.

 

Comunicación

La comunicación entre las áreas debe contemplar informes y debe realizarse de manera oficial y formal.

 

Compromisos

Se debe contemplar el acuerdo mediante un documento que valide que el proceso va a estar contemplado o no en el presupuesto del nuevo año.

 

  1. Cliente solicitando descuentos en compras de productos de consumo.

Alternativas al no acuerdo

Que no se realice la venta.

Que se realice un mayor volumen de venta por descuento.

 

Intereses y posiciones

Comprador: comprar con mayor descuento.

Vendedor: vender con el mayor margen.

 

Opciones

Comprador: comprar con mayor descuento.

Vendedor: vender con el mayor margen.

 

Criterios

Comprador: acceder a productos de manera oportuna y con un buen descuento.

Vendedor: ofertar los productos que solicita el comprador en el tiempo solicitado.

 

Relación

No necesariamente debe ser una relación de largo plazo por la gran cantidad de ofertantes que existen. Sin embargo, lo que va a marcar la diferencia es la calidad en el servicio.

 

Comunicación

Este tipo de ventas siempre se genera de manera directa.

 

Compromisos

El compromiso se pacta y se lo refleja en la factura de compra.

 

  1. Tomando en cuenta que en ciertos casos es necesario perder en negociaciones iniciales para ganar en grandes negociaciones, ¿Existen modelos para planificar escenarios o árboles de decisión por etapas?

En este caso como lo indica en su pregunta, es clave que el proceso de negociación sea identificado por etapas. En caso de haber concluido satisfactoriamente una etapa poder continuar con la otra.

Hoy en día la utilización de sistemas de simulación nos puede ayudar para marcar hitos. Sin embargo, a pesar que existan pérdidas en alguna etapa es clave que se tenga mapeado todo el proceso de negociación para que se evalúe todo el resultado y no solo una etapa.

La utilización de árboles de decisión puede ser una opción para evaluar un proceso de negociación, porque así van a estar marcados los hitos para continuar o no la misma.

 

  1. ¿Cómo puedo medir la efectividad o éxito en una negociación?

El éxito de una negociación se los mide inicialmente con la consecución o no del objetivo planteado, con el haber alcanzado los resultados planteados en el BATNA (Mejor Alternativa A un Acuerdo Negociado).

Para un análisis de efectividad en un largo o mediano plazo, es clave que se analice la relación con la contraparte, si ha existido o no recompra, si el problema ya fue solucionado, etc.

Creo que es clave que se analice cual es la situación de la relación posterior a la negociación realizada y que sea analice si se consiguió o no el objetivo, tener un Ganar –  Ganar.

 

 

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[1]http://www.bbc.com/mundo/noticias/2015/02/150220_teoria_de_juegos_que_es_finde_dv)

 

[2] Ibid.

[3] http://dinamicasgrupales.com.ar/category/dinamicas/negociacion/

[4] https://www.psyciencia.com/6-tecnicas-de-negociacion-utilizadas-por-negociadores-con-rehenes/

 

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